Мобильное приложение для сотрудников: когда оно нужно, а когда нет

Мысль заказать приложение для команды приходит, когда сотрудники устали носить с собой бумаги, звонить диспетчеру по каждому заказу или искать документ в почте. Телефон всегда под рукой, и кажется, что приложение решит всё. Но это один из самых дорогих способов закрыть задачу, и часть таких проектов умирает через полгода: сотрудники продолжают работать по старинке. Ниже - как понять, нужно ли приложение именно вам, готовое это или своё, что взять в первую версию и как принять работу.

Коротко: приложение нужно, когда сотрудник работает с телефона в поле, на объекте или на складе и ему требуются камера, сканер, работа без сети или push-уведомления (всплывающие сообщения от приложения). Если задача закрывается веб-кабинетом в браузере или ботом в мессенджере, приложение дороже без выгоды.

Наши проекты собраны в разделе работ.

Когда приложение для сотрудников нужно, а когда хватит бота

Коротко: тут решает характер работы, размер компании вторичен. Сотруднику за компьютером приложение почти всегда лишнее. Сотруднику с инструментом в руках и в движении оно нужно.

Три признака, что приложение оправдано:

1. Работа вне офиса. Курьер, монтажник, обходчик, кладовщик, торговый представитель, механик. Рабочий компьютер - это телефон, иногда перчатки на руках и плохой интернет.
2. Нужны возможности телефона. Сфотографировать дефект, отсканировать штрихкод, поставить подпись на экране, приложить геометку, отправить голосовое. В браузере камера работает, а встроенного сканера штрихкодов в Safari на iPhone нет - его подключают отдельной библиотекой.
3. Плохая связь на объекте. Склад в подвале, стройка за городом, рейс. Данные нужно принять сейчас, а отправить, когда появится сеть.

Признаки, что пока хватит бота в мессенджере:

• Всё происходит за столом: отчёты, согласования, работа с документами. Это веб-кабинет, он открывается и на компьютере, и на телефоне.
• Задачи простые и редкие. Отметить приход раз в день или получить напоминание закрывает бот, который у сотрудника уже стоит.
• Нет человека, который будет вести приложение. Тогда даже удачный запуск быстро устаревает.

Приложение, веб-кабинет или бот: как выбрать

Коротко: смотрите на главные критерии - работа без сети, доступ к камере и сканеру, push-уведомления и стоимость владения. Приложение выигрывает на первых трёх и проигрывает в цене поддержки.

Простое правило: если нужны хотя бы два из первых трёх критериев - берите приложение. Если нужен только последний столбец - начинайте с бота. Чем мини-приложение внутри мессенджера отличается от обычного бота, разбирается в статье про мини-приложение в Telegram.

А если взять готовое решение?

Своё приложение - не единственный путь. На рынке хватает готового: трекеры задач, сервисы для выездных сотрудников, системы обхода объектов, конструкторы приложений без программиста.

• Готовое подходит, когда процессы у вас типовые: ставить задачи, отмечать выполнение, прикладывать фото. Берёте подписку, настраиваете и работаете почти сразу.
• Готовое мешает, когда процесс свой и отличается от шаблона. Тогда вы либо подстраиваете работу под чужую логику, либо платите за доработки, которых в продукте не было.
• Своё писать стоит, когда нужны интеграции с вашими системами, работа без сети, свои права доступа или свой порядок данных.

Плата за готовое - обычно за каждого пользователя в месяц, и данные лежат у поставщика. Плата за своё - один раз за разработку и потом за поддержку, зато продукт ваш. Про то же решение для учётной системы мы разбирали в статье про разработку CRM на заказ.

Если готовое закрывает большую часть задач и вы готовы подстроиться - берите готовое. Своё пишите под то, что действительно отличается.

Какие задачи отдать в приложение, а какие не стоит

В приложение идут короткие задачи с телефона в момент работы:

• принять или закрыть заявку на объекте;
• отметить выполнение работы с фото и подписью;
• отсканировать товар или документ;
• сверить остатки на складе;
• сообщить о поломке или нехватке;
• показать список задач на день.

Не стоит тащить в приложение отчёты и выгрузки для руководителя, настройки справочников и тарифов, переписку внутри компании (для неё есть мессенджер) и работу, где нужен большой экран с таблицей на десяток колонок.

Что берём в первую версию

Коротко: одна-две роли и пять-восемь задач, которые закрывают самую частую работу. Остальное ждёт второго этапа.

Порядок сбора:

1. Выпишите десять самых частых действий сотрудников за неделю.
2. Отметьте те, что делают с телефона или могли бы.
3. Оставьте пять-восемь самых частых.
4. Определите роли: кто заходит в приложение и что видит каждая роль.
5. Опишите по каждой задаче, что делает сотрудник и что видит руководитель.
6. Согласуйте, что именно означает «готово».

Роли считайте по действиям, а не по должностям. Пример для склада: кладовщик принимает и отгружает товар, водитель отмечает доставку, руководитель смотрит статус. Это три роли, хотя должностей в штате может быть больше. Если две роли делают почти одно и то же, объедините их.

Если задача сегодня разбросана по таблицам и группам в мессенджере, начать стоит с наведения порядка в данных, а приложение подождёт. Похожий путь - в статье про дашборд отдела продаж.

Что в первую версию брать рано

Копия компьютерной системы со всеми разделами, которую неудобно листать на телефоне. Раздел «для всех», где разные службы видят чужие данные. Чаты внутри приложения. Сложная отчётность и графики, которые никто не открывает. Умные подсказки, пока не решены базовые задачи.

Лишние экраны удлиняют разработку, а сотрудник открывает приложение, чтобы сделать одно действие за минуту, и не хочет изучать меню.

За что вы платите: до запуска и после

Коротко: смету двигают не «красивый дизайн», а число ролей и задач, работа без сети, интеграции и две платформы. После запуска остаются обновления, поддержка и сервер.

Что сильнее всего влияет на цену разработки:

• Число ролей и задач. Каждая роль - отдельные экраны и права. Пять задач и две роли стоят заметно меньше, чем двадцать задач и пять ролей.
• Работа без сети. Синхронизация и разрешение конфликтов - отдельный крупный кусок работы.
• Интеграции. Связь с вашей учётной системой, складом или CRM удлиняет проект и требует доступа к данным.
• Две платформы. Нужны и iPhone, и Android - работы больше, чем под одну.
• Доступ и безопасность. Раздельные входы, права, шифрование и журнал действий добавляют этап.

Отдельно идут расходы после запуска:

• Обновления под новые версии iOS и Android. Магазины приложений поднимают требования к сборкам, и старые перестают приниматься.
• Поддержка и мелкие доработки. Пожелания сотрудников не заканчиваются после релиза.
• Сервер и хранение данных. Приложению нужна серверная часть, которая тоже требует присмотра.
• Публикация и обновления в сторах. Учётные записи, ревью, сопровождение - отдельная работа.

Точную сумму подрядчик назовёт после списка задач. Просите в ответе не только сумму, но и состав работ по этапам и что входит в поддержку. Мы присылаем состав работ и смету за 24 часа - опишите задачу.

Работает ли приложение без интернета?

Коротко: да, если это заложено заранее. Офлайн требует отдельной работы над синхронизацией и конфликтами данных, сам по себе он не появится.

Телефон без сети сохраняет данные локально и отправляет их на сервер, когда связь появится. Тут всплывают вопросы, которые решаются на этапе проектирования:

• чья версия записи считается главной, если её меняли двое;
• чем отличается «данные не ушли» от «данные ушли, но ответ не пришёл»;
• как сотруднику показать, что запись сохранена и ждёт отправки.

Если работа без сети нужна, скажите об этом подрядчику в начале. Дописать её в готовое приложение трудно и дорого.

Данные и доступ: как не отдать всё общим логином

Коротко: у каждого сотрудника должен быть свой вход. Общий аккаунт на бригаду появляется из удобства, но обнуляет всю защиту данных.

Что заложить:

1. Личный вход для каждого, при необходимости - по коду из SMS или по отпечатку.
2. Права по ролям: кто что видит и кто что может изменить.
3. Пароли и ключи в защищённом хранилище, отдельно от кода приложения.
4. Шифрование данных на телефоне, чтобы потерянный аппарат не открыл доступ.
5. Журнал действий: кто и когда менял важные записи.

Если сотрудники работают с корпоративных телефонов, часть контроля берёт на себя управление устройствами (MDM) - это отдельная настройка, о ней стоит поговорить с подрядчиком.

Задание подрядчику: что в нём должно быть

1. Кто пользователи. Роли и что делает каждая.
2. Список задач первой версии. По пунктам, с результатом по каждой.
3. Что происходит без сети. Нужен офлайн или нет.
4. Какие данные вводятся и откуда. Справочники, интеграции, источники.
5. Требования к доступу. Раздельные логины, права, хранение данных.
6. Критерии приёмки. Что вы будете проверять перед оплатой.

Чем конкретнее этот список, тем меньше споров на приёмке.

Приёмка: что проверить до оплаты

Коротко: принимайте по заранее описанным сценариям, каждый пункт - на реальном телефоне. Фраза «теперь работает» ничего не подтверждает.

• Пройден каждый сценарий из задания на настоящем устройстве, а не только на демонстрации.
• Проверен вход для каждой роли: сотрудник видит только своё.
• Отключили интернет и повторили сценарий: данные сохранились и дошли после связи.
• При ошибке сотрудник видит понятное сообщение, и данные не теряются.
• Есть доступ к исходному коду, документации и серверу приложения.
• Понятно, как ставить обновления и что входит в поддержку.

Отдельно проверьте мелочи, которые ломают ежедневную работу: мелкий текст на маленьком экране, кнопки вне зоны большого пальца, долгую загрузку.

Признаки, что проект идёт не туда

• Нет письменного списка задач первой версии, работа идёт «как у всех».
• Подрядчик ни разу не показал работу на настоящем телефоне.
• Вопрос о работе без сети всплывает в конце, а не в начале.
• Исходный код, документация и сервер остаются закрытыми.
• После запуска в компании нет человека, который ведёт приложение.

С чего начать

Соберите список задач первой версии, посчитайте роли, определитесь с работой без сети и доступом. Это займёт несколько вечеров, но окупится: подрядчик увидит конкретную задачу и даст внятную оценку, а не размытое «зависит». Примеры проектов, где мы готовили архитектуру и ТЗ с такого списка требований: wellness-приложение и продукт на общем фундаменте.

Источники

• Apple Developer, «Volume Purchase and Custom Apps» - как распространять приложение только внутри своей организации через Apple Business Manager и MDM: Custom Apps
• Google Play, «Distribute private apps» - закрытая публикация приложения для сотрудников и раздача через Managed Google Play: Private apps
• Android Developers, «Offline-first» - как строят приложение, которое работает без сети: Offline-first
• OWASP, «Mobile Application Security Verification Standard» - проверки защиты мобильного приложения и хранения данных: MASVS
• NIST, «Guidelines for Managing the Security of Mobile Devices in the Enterprise» - общие принципы защиты корпоративных телефонов и данных: SP 800-124
• MDN Web Docs, «Progressive web apps» - что умеет веб-приложение и где его границы на телефоне: Progressive web apps

Если решили, что приложение нужно, не начинайте с подбора исполнителя - соберите список задач и покажите нам: вернёмся с составом работ и сметой за 24 часа.